會(huì)議租注意事項(xiàng)
會(huì)議租注意事項(xiàng)！
1、會(huì)議會(huì)務(wù)用車選擇有正規(guī)資質(zhì)的上海穎海汽車租賃有限公司。上海會(huì)議租車落實(shí)該公司的合法資質(zhì)(運(yùn)管部門核發(fā)的租賃公司資質(zhì)、工商部門的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記部門的稅務(wù)登記證)并核實(shí)會(huì)議舉辦時(shí)間在證件有效期內(nèi)。
2、根據(jù)實(shí)際用車需求選擇保價(jià)。在雙方無(wú)異議之后簽訂用車合同。
3、請(qǐng)?zhí)崆案嬷獪?zhǔn)確日期，參會(huì)人數(shù)，會(huì)議地址，以便于車輛調(diào)度預(yù)留車輛。對(duì)于每一次會(huì)議而言，大量的工作其實(shí)是在會(huì)前進(jìn)行的，發(fā)送邀請(qǐng)函、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)預(yù)定、場(chǎng)地布置、人員調(diào)配、用餐預(yù)定等等，當(dāng)然也包括用車數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，每一位參會(huì)嘉賓的接機(jī)用車、會(huì)議期間考察用車、會(huì)后返程嘉賓的送機(jī)服務(wù)等等，都需要會(huì)務(wù)組進(jìn)行大量的溝通、統(tǒng)計(jì)工作。通過(guò)這些細(xì)致繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作，最終做出科學(xué)合理的車輛調(diào)配計(jì)劃，這樣，才能有效控制企業(yè)操作成本的同時(shí)保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的無(wú)縫銜接。http://m.xzhxvp.cn/Company/huiyiyongche.html
4、制定用車計(jì)劃。常規(guī)的會(huì)議都有代表抵離接送安排，由于參會(huì)嘉賓來(lái)自全國(guó)各地、天南地北。抵離航班時(shí)刻往往也各不相同，既要保證每一位參會(huì)代表隨到隨走，又要盡量的降低車輛使用頻率減少成本支出，所以，如何制定用車計(jì)劃，成為考驗(yàn)一個(gè)會(huì)議執(zhí)行人員業(yè)務(wù)技能的重要標(biāo)準(zhǔn)。蘇州租車服務(wù)服務(wù)建議大家提前制作一個(gè)統(tǒng)計(jì)表格，5大概內(nèi)容有城市、代表公司、姓名、聯(lián)系方式、抵達(dá)航班信息、返程航班信息等幾項(xiàng)信息，通過(guò)前期與參會(huì)代表的詳細(xì)溝通并將所有人員的參會(huì)信息填入表格中，按照時(shí)間將可以安排同車接送的歸為幾個(gè)單元，統(tǒng)一配車(一般情況下，車輛承載數(shù)越大則人均分?jǐn)傎M(fèi)用越低)，如果參會(huì)人數(shù)較多的情況下，建議另外安排2臺(tái)以上的臨時(shí)機(jī)動(dòng)保障車輛，主要為了應(yīng)變客人航班延誤、早到、備降等特殊情況。
6、如有特殊需求的車型請(qǐng)做好相關(guān)備注。(常規(guī)車型：小車-通指B級(jí)車;商務(wù)車-通指別克GL8)。
7、根據(jù)實(shí)際需要商討所需工作人員(調(diào)度、舉牌、引領(lǐng))。
8、接送過(guò)程中如有客戶需要調(diào)整航班號(hào)，車次，接送時(shí)間等情況請(qǐng)?zhí)崆案嬷{(diào)度，調(diào)度會(huì)根據(jù)實(shí)際情況合理安排，確保滿足每一位嘉賓的用車需求。
9、重要客戶需要安排貴賓室CIP通道
會(huì)議交通保障應(yīng)該引起高度重視，否則，會(huì)干擾會(huì)議的正?；顒?dòng)，甚至造成開(kāi)不成會(huì)的嚴(yán)重后果。交通保障的主要任務(wù)是車輛組織、用車制度、派車管理、車輛調(diào)度、租車管理、用車檢查和駕駛?cè)藛T的管理。如果會(huì)議住地距會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)，必須有車輛接送與會(huì)代表，要與會(huì)人數(shù)盡可能組織足夠的車輛，以保證會(huì)議的需要。對(duì)于集體活動(dòng)用車，因?yàn)檐嚾硕?，必須加?qiáng)派車管理、車輛調(diào)度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會(huì)人員按號(hào)入座，有序乘車。不敷乘坐時(shí)，可以租車。零星用車，必須建立用車制度，規(guī)定用車的范圍和任務(wù)，履行批準(zhǔn)手續(xù)。至于領(lǐng)導(dǎo)干部用車，則應(yīng)按規(guī)定予以保證。
報(bào)到服務(wù):
1、 會(huì)議報(bào)到
迎接參會(huì)人員、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作、安排工作人員和良好的交通安排是會(huì)議報(bào)到和現(xiàn)場(chǎng)管理順利進(jìn)行的組成部分。第一印象很重要。現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到是大家露面的時(shí)候,前來(lái)露面的與會(huì)人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個(gè)人都是有備而來(lái),每個(gè)人都應(yīng)該得到最熱情周到的服務(wù)。
歡迎與會(huì)者并幫助他們進(jìn)行報(bào)到是會(huì)議殷勤待客的重要表現(xiàn)。
2、現(xiàn)場(chǎng)的后勤工作:
報(bào)到小組:被選派的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到工作的人員應(yīng)該是經(jīng)過(guò)培訓(xùn)并熟悉后勤和報(bào)到工作的方方面面。每位工作人員都應(yīng)有該建筑內(nèi)所有與會(huì)議有關(guān)的場(chǎng)所的方位圖。關(guān)鍵人員在整個(gè)會(huì)議期間還應(yīng)配有通訊工具以便及時(shí)溝通情況和隨時(shí)到位。書(shū)面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。必須讓現(xiàn)場(chǎng)工作人員清楚以下幾件事:
1、會(huì)議活動(dòng)的日程表;
2、 各種活動(dòng)次數(shù);
3、工作人員的分配;
4、一些必需場(chǎng)所的位置(商務(wù)中心、洗衣房、大堂洗手間等)
5、報(bào)到人員的分配:
6、 分配的報(bào)到人員要充足,如有需要,可指定后備人員;
7、選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂(lè)于助人是必需的性格;
8、 一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來(lái)并對(duì)調(diào)停感到滿意;
9、對(duì)于大型會(huì)議的大批工作人員,要提供一個(gè)專門的會(huì)務(wù)人員休息室;
10、報(bào)到地點(diǎn)一定備有充足的會(huì)議介紹、地圖和相關(guān)資料用來(lái)發(fā)放;
11、發(fā)給每個(gè)工作人員一張急救電話號(hào)碼表。應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼;報(bào)到處要始終有一位工作人員,負(fù)責(zé)傳信聯(lián)絡(luò)。
12、指示牌:參會(huì)者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準(zhǔn)備足夠的指示牌,把他們擺放在需要的地方,以保證參會(huì)者能毫不費(fèi)力地找到想去的地方
3，訂票服務(wù):
我公司利用與鐵路、航空、航運(yùn)等部門長(zhǎng)期建立的良好合作信譽(yù)關(guān)系,架構(gòu)了鐵路、航空、航運(yùn)、高速巴士等品種齊全、服務(wù)完善便捷的票務(wù)延伸網(wǎng)絡(luò)。目前已擁有全國(guó)聯(lián)網(wǎng)火車售票,并與國(guó)內(nèi)、國(guó)際民航聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的銷售國(guó)內(nèi)、國(guó)際特價(jià)機(jī)票。公司曾多次成功地承接了各類大型會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)出票服務(wù),而且可根據(jù)每一個(gè)會(huì)議的不同組織形式與規(guī)模,為客戶提供最快捷高效的票務(wù)服務(wù)。
4，操作方法
1、告訴我們您的姓名、手機(jī)號(hào)碼、票型、始發(fā)城市、目的地、單價(jià)、數(shù)量、出發(fā)時(shí)間等信息;
2、我們按照您的要求,向您提供最優(yōu)票價(jià);
3、您選擇完畢并預(yù)付款,我們將為您預(yù)訂;
4、您來(lái)取票或我們送票上門。
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